Ab dem 1. Juli 2025 tritt in Deutschland eine neue gesetzliche Verpflichtung in Kraft: Elektronische Kassensysteme müssen gemeldet werden. Grundlage dafür ist § 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Was bedeutet das für Unternehmen?
Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an digitalen Aufzeichnungssystemen zu verhindern und die Transparenz im Kassenwesen zu erhöhen. Die Meldung erfolgt über das ELSTER-Portal, entweder per XML-Upload oder automatisiert über die ERiC-Schnittstelle.
RetailForce bietet dafür eine automatisierte Lösung, die Unternehmen bei der fristgerechten und gesetzeskonformen Umsetzung unterstützt.
Diese Daten müssen gemeldet werden:
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- Name und Steuernummer des Unternehmens
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- Art und Seriennummer des Kassensystems
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- TSE-Zertifizierungs-ID
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- Anzahl der Systeme je Betriebsstätte
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- Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme
Für bereits bestehende Systeme gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Unternehmen sollten sich daher rechtzeitig vorbereiten, um Sanktionen zu vermeiden.
Die häufigsten Fragen rund um das TSE-Meldeverfahren
Die Fragen basieren auf unseren beiden Webinaren, deutsch- und englischsprachig, vom 24. Juni 2025.
Werden umsatzrelevante Daten an Behörden übermittelt?
Nein. Es werden aktuell keine umsatzrelevanten Daten an Behörden übermittelt. Es geht ausschließlich um Stammdaten wie TSE-Seriennummern und Adressen. Umsatzdaten werden nur im Prüfungsfall ausgetauscht, nicht im Rahmen der TSE-Meldung.
Wann startet die Übermittlung der Daten?
Die Übermittlung ist noch nicht aktiv. Die entsprechende Version wird am 6. Juli freigeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt ist die Datenübermittlung möglich. Die Pflege der Stammdaten kann jedoch bereits jetzt erfolgen.
Wird der Hinweis zur Meldung im Dashboard angezeigt?
Nein. Man muss auf die jeweilige Filiale klicken, um zu sehen, ob ein Hinweis (z. B. eine gelbe Infobox) zur Meldung erscheint.
Wer pflegt die Daten im Elster-Portal?
Die Daten werden im RetailForce Portal gepflegt. Verantwortlich ist der:die Retailer:in. Eine zusätzliche Pflege im Elster-Portal ist nicht erforderlich.
Müssen zusätzliche Geräte wie Drucker oder Scanner erfasst werden?
Nein. Nur die Registrierkasse selbst ist zu erfassen. Weitere Bestandteile wie Drucker oder Scanner müssen nicht separat erfasst werden.
Ist die Übermittlung abhängig von der TSE-Software-Version?
Nein. Die Übermittlung ist unabhängig von der eingesetzten TSE-Software. RetailForce unterstützt sowohl die Fiskaly Cloud-TSE als auch die Swissbit Hardware-TSE.
Muss die TSE-Zertifizierungs-ID manuell eingetragen werden?
Nein. Die Zertifizierungs-ID wird automatisch gesetzt. Es ist kein manueller Prozess notwendig.
Gibt es eine Importfunktion für viele Filialen?
Nein. Die Betriebsstätten müssen manuell im RetailForce Portal angelegt werden. Ein Import der Struktur ist derzeit nicht vorgesehen.
Muss eine bestimmte Client-Version installiert sein?
Nein. Die Client-Version ist nicht ausschlaggebend. Wichtig ist die Portalversion, die ab dem 6. Juli aktiv ist. Es wird jedoch empfohlen, stets die aktuellste Version zu verwenden.
Gibt es ein Limit für die Anzahl der Stationen des Clients auf Kassen, z. B. bei Fehlerfällen?
Nein, es gibt kein Limit. Wenn Fehler auftreten, wird die jeweilige Betriebsstätte einfach nicht ins System geladen. Es gibt keine Begrenzung der Versuche.
Wo wird die Mailadresse hinterlegt, an die die Daten zur Verifikation verschickt werden?
Diese ist unter den Stammdaten im RetailForce Portal einzutragen.
Erfolgt vorab eine Mandatsfreigabe von dem:der Einzelhändler:in, damit RetailForce die Daten an das Finanzamt übermittelt?
Ja. Es gibt einen Prozess, bei dem der:die Endkund:in um Freigabe gebeten wird. Weitere Web-Freigaben sind nicht erforderlich. Verantwortlich für die Richtigkeit der Daten bleibt der:die Retailer:in.
Müssen Kassen, die als Backup oder für späteren Einsatz vorgesehen sind, ebenfalls gemeldet werden?
Grundsätzlich ja. Wenn die Kasse in Betrieb genommen wurde, muss auch eine TSE-Meldung erfolgen.
Wie werden Fremdkassen in einer Betriebsstätte gemeldet (z. B. andere:r Kassenanbieter:in)?
Aktuell ist dies noch nicht möglich. Es wird jedoch an einer Lösung gearbeitet, um auch diese Fälle abzudecken. Eine API-Schnittstelle könnte zukünftig genutzt werden.
Ist der TSE-Upload kostenpflichtig?
Ja, es handelt sich um einen Pay-per-Use-Service. Jede Datenübermittlung – auch bei Änderungen oder Hardwaretausch in der Zukunft – ist kostenpflichtig.
Wie funktioniert die Meldung, wenn der:die Kund:in nicht direkt mit dem Portal arbeitet, sondern über eine API-Anbindung?
Der einfachste Weg wäre, den:die Kund:in ins Portal einzuladen. Es wird jedoch geprüft, wie dies auch vollständig über die API umgesetzt werden kann.
Welche Geräte müssen mit der Kasse gemeldet werden?
Nur das Terminal und die TSE müssen gemeldet werden. Weitere Geräte wie Drucker oder Scanner sind nicht erforderlich.
Welcher Terminaltyp muss für cloudbasierte Fiskalisierung im Portal konfiguriert werden?
Das hängt vom Gerätetyp ab (z. B. Desktop- oder Android-Kasse). Jeder Terminal benötigt eine eindeutige ID. Eine gemeinsame Terminal-ID für mehrere Geräte ist nicht zulässig.