Wartungsfenster FinanzOnline – Angang November 2021

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen bittet um Verständnis und informiert, dass FinanzOnline am Mittwoch den 03. November 2021 im Zeitraum von 15:30 bis voraussichtlich 18:30 (CET) nicht zur Verfügung steht. Weiters kann es im zwischen 18:30 und 19:30 zu Beeinträchtigungen des Betriebes kommen.

Wie üblich, leitet das RetailForce System eventuelle Kassenmeldungen (Anmeldungen, Abmeldungen, Ausfallsmeldung der Signaturerstellungseinheit) an FinanzOnline weiter, sobald das Portal wieder uneingeschränkt zur Verfügung steht. Wir empfehlen Kassenanmeldungen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sofern dies möglich ist.

Zeitumstellung FinanzOnline

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen informiert: Aufgrund der Umstellung von Sommerzeit auf Normalzeit steht FinanzOnline am Sonntag, den 31. Okt. 2021 von 02:00 Sommerzeit (CEST) bis voraussichtlich 03:30 Normalzeit (CET) nicht zur Verfügung.

Wie üblich, leitet das RetailForce System eventuelle Kassenmeldungen (Anmeldungen, Abmeldungen, Ausfallsmeldung der Signaturerstellungseinheit) an FinanzOnline weiter, sobald das Portal wieder uneingeschränkt zur Verfügung steht. Wir empfehlen Kassenanmeldungen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sofern dies möglich ist.

Umfangreiche Wartungsarbeiten FinanzOnline

Das österreichische Bundesministerium der Finanzen informiert: Wegen umfangreicher Wartungsarbeiten im Bundesrechenzentrum steht FinanzOnline am Sonntag den 24.10.2021 in der Zeit von 07:00 bis 21:00 Uhr nicht zur Verfügung. Die Wartungsarbeiten betreffen Netzwerk, Server sowie Datenbanken. Weiters kann es auch außerhalb dieser Zeit bereits am Samstag 23. Okt. 2021 07:00 bis Sonntag 24.Okt. 2021 07:00 zu Beeinträchtigungen des Betriebes der Plattform kommen.

Wie üblich, leitet das RetailForce System eventuelle Kassenmeldungen (Anmeldungen, Abmeldungen, Ausfallsmeldung der Signaturerstellungseinheit) an FinanzOnline weiter, sobald das Portal wieder uneingeschränkt zur Verfügung steht. Wir empfehlen Kassenanmeldungen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sofern dies möglich ist.

Fiskal Client – neue Version 1.2

Seit heute, dem 14.10.2021 ist die neue Version 1.2 des Fiskal Clients verfügbar.

Neben einigen Fixes stehen durch die aktuelle Version einige neue Funktionen zur Verfügung. Parallel mit der neuen Version haben wir auch die RetailForce Cloud um mehrere Features erweitert. Auch einige neue Funktionalitäten zum „Digitalen Kassenbeleg“ sowohl im Client als auch im Cloud-Portal hält das Update bereit.

  • RestoreByCloud – Wiederherstellung Konfigurationsdaten eines Clients
  • Terminalarchivierung
  • Saisonverwaltung für Kassen
  • Vertragsverwaltung in der Cloud

Erweiterung für Digitale Belege

Ab dem 1.2 Update können digitale Kassenbelege über das RetailForce Cloud Portal angezeigt werden. Um den entsprechenden Beleg zu finden, wurde eine Belegsuche integriert.

Belegsuche und -anzeige sind Bestandteile des neuen Produktes „Digitaler Beleg Advanced“. Während im Paket „Digitaler Beleg light“ die elektronischen Kassenbelege für 30 Tage gespeichert werden, bietet das Advanced-Paket ein Belegarchiv für die urschriftsgetreue Aufbewahrung für die Dauer von 10 Jahre. Ebenso wie Analysefunktionen – ab sofort können die nachvollziehen welche Belege auch wirklich vom Kunden abgerufen wurden. Im Zuge der nächsten Updates werden wir den Funktionsumfang in diesem Bereich erweitern.

Digitaler Beleg – Offline

Mit dem „Offline digitalen Beleg, können Sie ab sofort Ihren Kunden digitale Kassenbelege auch übermitteln, wenn die Internetverbindung gerade einmal kurzfristig nicht zur Verfügung steht. Dieses Feature kann bei Einsatz des Fiskal Clients verwendet werden. Kann der Client im Augenblick keine Verbindung zur RetailForce Cloud herstellen, erzeugt er an der Kasse einen QR-Code (Belegreferenz), welche die Kasse dem Kunden – etwa über das Kundendisplay – anzeigt. Sobald die Verbindung zu Cloud wieder besteht, übermittelt der Client die Belegreferenz zusammen mit dem eigentlichen Beleg an die RetailForce Cloud. Scannt der Kunden den QR-Code an der Kasse und der digitale Beleg befindet sich noch nicht in der Cloud-Infrastruktur, so wird er auf eine Seite weitergeleitet. Auf dieser Seite kann der Kunde seine E-Mail Adresse hinterlegen. Sobald der Beleg in der Cloud eingetroffen ist, wird dieser an die eingegebene Adresse weitergeleitet. Die E-Mail Adresse wird ausschließlich zu diesem Zweck verwendet, und nach Belegübermittlung auch wieder gelöscht.

Übersicht der Änderungen und neuen Funktionen finden Sie in den Release Notes unter: https://www.retailforce.cloud/downloads/Version%201.2.0/ReleaseNotes1.2.0.md

Oktober-Wartungsfenster FinanzOnline – Österreich

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen ersucht um Verständnis und informiert, dass das Portal FinanzOnline am Mittwoch 06.10.2021 im Zeitraum von 15:30 bis aller Voraussicht nach 18:30 aufgrund von Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Weitere Einschränkungen im Betrieb des Portals können im Zeitraum von 18:30 bis 19:30 auftreten.

Wie üblich, leitet das RetailForce System eventuelle Kassenmeldungen (Anmeldungen, Abmeldungen, Ausfallsmeldung der Signaturerstellungseinheit) an FinanzOnline weiter, sobald das Portal wieder uneingeschränkt zur Verfügung steht. Wir empfehlen Kassenanmeldungen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, sofern dies möglich ist.

Kurzfristige Wartungsarbeiten FinanzOnline

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) informiert über ein dringendes, kurzfristig angekündigtes Wartungsfenster von FinanzOnline. Am 27.09.2021, im Zeitraum von 12:15 bis voraussichtlich 13:15 steht FinanzOnline nicht zur Verfügung.

Möchten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

2. FinanzOnline Wartungsfenster im September

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) teilt mit, dass aufgrund von umfangreichen Wartungsarbeiten im Bundesrechenzentrum FinanzOnline am Samstag 18.09.2021, voraussichtlich von 09:00 bis 20:00 Uhr CEST nicht zur Verfügung steht. Weiters kann es auch im Zeitraum von Samstag 18.09.2021, 01:00 Uhr bis Sonntag 19.09.2021, 23:00 zu Beeinträchtigungen des Betriebes von FinanzOnline kommen.

Sollten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen wollen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

Wartungsfenster FinanzOnline – Österreich

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) informiert über ein bevorstehendes Wartungsfenster von FinanzOnline. Am 01.09.2021, steht im Zeitraum von 15:30 bis voraussichtlich 18:00 FinanzOnline nicht zur Verfügung. Auch zwischen 18:00 und 19:30 kann es zu Beeinträchtigungen im Betrieb des Portals kommen.

Möchten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

Bundesrat beschließt Änderungen an KassenSichV

In der 1006. Plenarsitzung vom 25.06.2021 hat der deutsche Bundesrat einer Änderung der KassenSichV zugestimmt. Diese Änderungen finden sich in der „Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung wieder“.

Ausnahme für Parkautomaten und E-Ladestationen

Bereits in seinem Schreiben vom 03.Mai dieses Jahres, hatte das BMF in einer Übergangsregelung Automatenkassen der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge von der KassenSichV ausgenommen. Diese Ausnahme wurde nun im Zuge der Plenarsitzung beschlossen.

Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge müssen somit nicht (mehr) die Anforderungen der KassenSichV erfüllen.

Das BMF begründet diesen Schritt damit, dass diese Systeme funktionell und technisch mit Fahrscheinautomaten und Fahrscheindruckern vergleichbar sind, welche ja von Anfang an aus dem Anwendungsbereich der KassenSichV ausgenommen wurden.

Weiters seien Park- und Ladedienste miteinander verbundene Leistungen, da das Aufladen in der Regel über mehrere Stunden erfolgt und somit (Zitat:) „das Parkservice zu einem untrennbaren und integralen Bestandteil des Ladevorgangs wird.“, so die Begründung warum Abrechnungssysteme für Ladedienste ebenso von der KassenSichV ausgenommen werden.

Compliance für Taxameter

Eine weitere Änderung betrifft künftig s.g. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Diese müssen ab dem 01.01.2024 der KassenSichV entsprechen und somit wie Registrierkassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Dies dient der Herstellung eines gleichmäßigen und effizienten Steuervollzugs – so die Begründung des BMF.

Der in den Empfehlungen an den Bundesrat enthaltene Vorschlag, die KassenSichV auch auf Geldspielgeräte auszudehnen, findet sich in der Verordnung nicht wieder.

Belegverifikation – Signatur als QR-Code

Erweitert wurden ebenfalls die Anforderungen an den Kassenbeleg (§ 6 – KassenSichV). Um die Verifikationen von Belegen effizienter zu gestalten und Kassen-Nachschauen schneller durchführen zu können, müssen Kassenbelege zwei weitere Mindestangaben enthalten:

  • den Prüfwert nach § 2 Satz 2 Nummer 7 KassenSichV, sowie
  • den fortlaufenden Zähler der vom Sicherheitsmodul festgesetzt wird (= „Signaturzähler“)

Dadurch können Belege außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens verifiziert werden. Die Angaben nach § 6 KassenSichV können allerdings künftig, alternativ zur Ausgabe in lesbarer Form, als QR-Code am Beleg dargestellt werden.

Die Änderung an § 6 Satz 2 KassenSichV konkret:
„Die Angaben auf einem Beleg nach Satz 1 müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder auf einem QR-Code auslesbar sein.“

Der Aufbau und die technischen Vorgaben zum QR-Code müssen jedenfalls der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K) entsprechen.

Lt. BMF werde die Länge der ausgedruckten Belege durch diese Maßnahme verkürzt, was Schätzungen des Bundesministeriums zufolge, eine Einsparung von jährlich 108.000 km Papier, mit einem Gegenwert von 2,1 Mio. EUR, bedeutet.

Weitere Änderungen ab 01.01.2024

Beschlossen wurden weiters zusätzliche Änderungen, welche – wie der Fall der Ausnahmeregelung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler – ab dem 01. Jan. 2024 in Kraft treten.

  • Künftig muss die Transaktion sowohl die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten: § 2 Satz 2 Zif. 8: Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
  • • Dies findet sich ebenfalls in den Angaben am Beleg wieder: § 6 Satz 2 Ziff. 6: die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls und (neu hinzukommend): §6 Satz 2 Ziff. 7: den Prüfwert im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 7 und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird.

Digitale Belege mit RetailForce

Noch viel größere Einsparungen als die durch den Bundesrat beschlossenen Änderungen an der KassenSichV können Sie erzielen, wenn Sie auf die Belegausgabe in Papierform gänzlich verzichten! Wir beraten Sie gerne zur digitalen Belegausgabe über das RetailForce System. [Kontaktieren Sie uns!]

Ressourcen

Link zur 1006. Plenarsitzung des Bundesrates: https://www.bundesrat.de/SharedDocs/termine/DE/plenum/2021/2021-06-25.html?nn=4352766

Cloud Archivierung powered by RetailForce

Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung

Stellt man die Frage, wie steuerrechtlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind, verweist die Abgabenordnung (AO) im §147 auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dieses Regelwerk aus teilweise niedergeschriebenen und ungeschriebenen Konventionen entwickelte sich aus der Rechtsprechung, Empfehlungen von Verbänden der Wirtschaftstreibenden aber auch aus der wirtschaftlichen Praxis heraus.

Neben dem wohl wichtigsten Rechtskonstrukt, dem Handelsgesetzbuch (HGB), werden die steuerrechtlichen Belange einer ordnungsgemäßen Buchführung durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD“) konkretisiert und im Detail ausgelegt. Dieses, vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichtes Schreiben, wurde zuletzt am 28. November 2019 aktualisiert und gilt seit dem 1. Januar 2020.

Für einen reibungslosen Ablauf einer Prüfung durch das Finanzamt, wie etwa eine Kassennachschau, sollten die digitalen Aufzeichnungen des Unternehmens jedenfalls der GoBD entspreichen.

Was bedeutet die GoBD für das Unternehmen?

Die Grundsätze, auf welche sich die GoBD stützt, sind dem Handelsgesetzbuch entnommen. Konkret handelt es sich um:
Grundsatz der:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachweislich erfüllt werden. Vieles kann sich allerdings in 10 Jahren ändern, da ist ein notwendiges, größeres Update des Kassensystems, weil das Softwarehaus – längst überfällig – auf eine aktuelle Technologie umgestellt hat, noch die geringste Änderung. Um im Falle einer Prüfung die Aufzeichnungen überhaupt bereitstellen zu können, müsste ggf. ein Altsystem weiter betrieben werden, sofern keine vollständige Datenübernahme aus den alten Kassen gemacht wurde. Hat man dann doch alle Hürden genommen, so stellt sich letztlich die Fragen, ob das System an sich dem Grundsatz der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen entspricht.

Stichwort Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit, oder revisionssichere Archivierung wird heutzutage häufig allgemein für (ver)fälschungssichere Langzeitarchivierung von digitalen Inhalten verwendet. Neben der technischen Lösung, um Daten unveränderbar zu speichern, umfasst Revisionssicherheit auch die organisatorischen Mechanismen, welche dazu dienen, einen sicheren Betrieb der Lösung zu gewährleisten.

Um als revisionssicher zu gelten und somit die Anforderungen des HGB und der GoBD zu erfüllen, müssen Archive jedenfalls gewährleisten, dass die an das Archiv übertragenen Daten vollständig sowie, unveränderbar und fälschungssicher gespeichert werden.

Das RetailForce Cloud-Archiv

Im Retailforce Cloud-Archiv werden die wertvollen Daten des Unternehmens nicht nur unveränderbar abgelegt. Vielmehr geht es bei der Entscheidung, die Retailforce mit dem Datenmanagement zu betrauen, um Risikomanagement: Retailforce ist dafür verantwortlich, dass die Datenintegrität auch gewahrt wir, die Daten also zur rechten Zeit, vollständig zur Verfügung stehen, sollte ein Prüfer unangekündigt die Räumlichkeiten betreten.

Ein Stück Software übermittelt dazu die Belegdaten aus der Kasse, unmittelbar nach ihrer Entstehung, an das RetailForce Cloud-System, zur revisionssicheren Langzeitarchivierung in einem unveränderbaren Speicherbereich. Die georedundante Speicherung der Daten schützt zusätzlich effektiv gegen den Untergang.

Die Verwendung des RetailForce Cloud-Archives ist ein wesentlicher Beitrag zur Compliance und eine effiziente Schutzmaßnahme gegen das beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschen von Daten.
Neben der revisionssicheren Cloudarchivierung der digitalen Grundaufzeichnung, bietet RetailForce auch die Fiskalisierung von Kassen- und anderen elektronischen Aufzeichnungsystemen, an. Dies bedeutet volle Compliance mit gesetzlichen Fiskal-Vorschriften – bald für 21 Länder!
Im nächsten Beitrag geht es darum, welchen weiteren Mehrwert aus dem Retailforce Cloud-Archiv noch generiert werden kann.