Kurzfristige Wartungsarbeiten FinanzOnline

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) informiert über ein dringendes, kurzfristig angekündigtes Wartungsfenster von FinanzOnline. Am 27.09.2021, im Zeitraum von 12:15 bis voraussichtlich 13:15 steht FinanzOnline nicht zur Verfügung.

Möchten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

2. FinanzOnline Wartungsfenster im September

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) teilt mit, dass aufgrund von umfangreichen Wartungsarbeiten im Bundesrechenzentrum FinanzOnline am Samstag 18.09.2021, voraussichtlich von 09:00 bis 20:00 Uhr CEST nicht zur Verfügung steht. Weiters kann es auch im Zeitraum von Samstag 18.09.2021, 01:00 Uhr bis Sonntag 19.09.2021, 23:00 zu Beeinträchtigungen des Betriebes von FinanzOnline kommen.

Sollten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen wollen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

Wartungsfenster FinanzOnline – Österreich

(english version below)

Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) informiert über ein bevorstehendes Wartungsfenster von FinanzOnline. Am 01.09.2021, steht im Zeitraum von 15:30 bis voraussichtlich 18:00 FinanzOnline nicht zur Verfügung. Auch zwischen 18:00 und 19:30 kann es zu Beeinträchtigungen im Betrieb des Portals kommen.

Möchten sie im oben genannten Zeitraum eine Kassenanmeldung über das Registrierkassen Webservice durchführen, kann es aufgrund der Wartungsarbeiten zu Problemen kommen. Das RetailForce System leitet eventuell in der Zwischenzeit angefallene Meldungen automatisch zu ehestmöglichen Zeitpunkt weiter.

FinanzOnline maintenance window – Austria

The Austrian Federal Ministry of Finance (BMF) informs about an upcoming maintenance window of FinanzOnline. On 01.09.2021, FinanzOnline will not be available in the period from 15:30 to 18:00. The operation of the portal may also be disrupted between 18:00 and 19:30.

If you would like to carry out a cash register registration via the cash register web service during the above-mentioned period, problems may arise due to the maintenance work. The RetailForce system will automatically forward any messages that may have arisen in the meantime as soon as possible.

Bundesrat beschließt Änderungen an KassenSichV

(english version below)

In der 1006. Plenarsitzung vom 25.06.2021 hat der deutsche Bundesrat einer Änderung der KassenSichV zugestimmt. Diese Änderungen finden sich in der „Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung wieder“.

Ausnahme für Parkautomaten und E-Ladestationen

Bereits in seinem Schreiben vom 03.Mai dieses Jahres, hatte das BMF in einer Übergangsregelung Automatenkassen der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge von der KassenSichV ausgenommen. Diese Ausnahme wurde nun im Zuge der Plenarsitzung beschlossen.

Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge müssen somit nicht (mehr) die Anforderungen der KassenSichV erfüllen.

Das BMF begründet diesen Schritt damit, dass diese Systeme funktionell und technisch mit Fahrscheinautomaten und Fahrscheindruckern vergleichbar sind, welche ja von Anfang an aus dem Anwendungsbereich der KassenSichV ausgenommen wurden.

Weiters seien Park- und Ladedienste miteinander verbundene Leistungen, da das Aufladen in der Regel über mehrere Stunden erfolgt und somit (Zitat:) „das Parkservice zu einem untrennbaren und integralen Bestandteil des Ladevorgangs wird.“, so die Begründung warum Abrechnungssysteme für Ladedienste ebenso von der KassenSichV ausgenommen werden.

Compliance für Taxameter

Eine weitere Änderung betrifft künftig s.g. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Diese müssen ab dem 01.01.2024 der KassenSichV entsprechen und somit wie Registrierkassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Dies dient der Herstellung eines gleichmäßigen und effizienten Steuervollzugs – so die Begründung des BMF.

Der in den Empfehlungen an den Bundesrat enthaltene Vorschlag, die KassenSichV auch auf Geldspielgeräte auszudehnen, findet sich in der Verordnung nicht wieder.

Belegverifikation – Signatur als QR-Code

Erweitert wurden ebenfalls die Anforderungen an den Kassenbeleg (§ 6 – KassenSichV). Um die Verifikationen von Belegen effizienter zu gestalten und Kassen-Nachschauen schneller durchführen zu können, müssen Kassenbelege zwei weitere Mindestangaben enthalten:

  • den Prüfwert nach § 2 Satz 2 Nummer 7 KassenSichV, sowie
  • den fortlaufenden Zähler der vom Sicherheitsmodul festgesetzt wird (= „Signaturzähler“)

Dadurch können Belege außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens verifiziert werden. Die Angaben nach § 6 KassenSichV können allerdings künftig, alternativ zur Ausgabe in lesbarer Form, als QR-Code am Beleg dargestellt werden.

Die Änderung an § 6 Satz 2 KassenSichV konkret:
„Die Angaben auf einem Beleg nach Satz 1 müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder auf einem QR-Code auslesbar sein.

Der Aufbau und die technischen Vorgaben zum QR-Code müssen jedenfalls der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K) entsprechen.

Lt. BMF werde die Länge der ausgedruckten Belege durch diese Maßnahme verkürzt, was Schätzungen des Bundesministeriums zufolge, eine Einsparung von jährlich 108.000 km Papier, mit einem Gegenwert von 2,1 Mio. EUR, bedeutet.

Weitere Änderungen ab 01.01.2024

Beschlossen wurden weiters zusätzliche Änderungen, welche – wie der Fall der Ausnahmeregelung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler – ab dem 01. Jan. 2024 in Kraft treten.

  • Künftig muss die Transaktion sowohl die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten: § 2 Satz 2 Zif. 8: Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
  • • Dies findet sich ebenfalls in den Angaben am Beleg wieder: § 6 Satz 2 Ziff. 6: die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls und (neu hinzukommend): §6 Satz 2 Ziff. 7: den Prüfwert im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 7 und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird.

Digitale Belege mit RetailForce

Noch viel größere Einsparungen als die durch den Bundesrat beschlossenen Änderungen an der KassenSichV können Sie erzielen, wenn Sie auf die Belegausgabe in Papierform gänzlich verzichten! Wir beraten Sie gerne zur digitalen Belegausgabe über das RetailForce System. [Kontaktieren Sie uns!]

Ressourcen

Link zur 1006. Plenarsitzung des Bundesrates: https://www.bundesrat.de/SharedDocs/termine/DE/plenum/2021/2021-06-25.html?nn=4352766


English Version

German Bundesrat decides on amendments to KassenSichV

In the 1006th plenary session on 25.06.2021, the German Bundesrat approved an amendment to the KassenSichV.

Exception for parking machines and e-charging stations

In its letter of 3 May of this year, the Federal Ministry of Finance had already exempted cash registers for car park management and charging points for electric or hybrid vehicles from the KassenSichV in a transitional regulation. This exemption was now decided in the course of the plenary session.

Pay stations and parking ticket machines for parking space management as well as charging points for electric or hybrid vehicles therefore do not (or no longer) have to fulfil the requirements of the KassenSichV.

The BMF justifies this step with the fact that these systems are functionally and technically comparable to ticket vending machines and ticket printers, which were excluded from the scope of the KassenSichV from the beginning.

Furthermore, parking and charging services are interconnected services, as charging usually takes place over several hours and thus (quote:) „the parking service becomes an inseparable and integral part of the charging process“ [translated from the original german quote], according to the justification why billing systems for charging services are also exempted from the KassenSichV.

Compliance for taximeters

Another change will affect so-called EU taximeters and odometers in the future. These are obliged to comply with the KassenSichV from 01.01.2024 and thus be equipped with a technical security device (TSE) like cash register systems. This serves to ensure uniform and efficient tax enforcement – according to the BMF’s justification.

The proposal contained in the recommendations to the Federal Council to extend the KassenSichV to gambling machines is not reflected in the ordinance.

Receipt verification – signature as QR code

The requirements for the cash receipt have also been expanded (§ 6 – KassenSichV). In order to make the verification of receipts more efficient and to be able to carry out cash register inspections more quickly, cash register receipts must contain two additional minimum details:

  • the check value according to § 2 sentence 2 number 7 KassenSichV, as well as
  • the consecutive counter set by the security module (= „signature counter“)

This allows receipts to be verified off the premises of the company. In the future, however, the information according to § 6 KassenSichV can be displayed as a QR code on the receipt as an alternative to issuing it in legible form.

The amendment to § 6 sentence 2 KassenSichV specifically:
„The information on a receipt pursuant to sentence 1 must be legible to anyone without machine assistance or readable on a QR code.“ [Translated from the German original Version].

The structure and the technical specifications for the QR code must in any case comply with the digital interface of the tax authorities (DSFinV-K).

According to the Federal Ministry of Finance, this measure will shorten the length of printed documents, which, according to estimates by the Federal Ministry, means a saving of 108,000 km of paper annually, with an equivalent value of EUR 2.1 million.

Further changes as of 1st of Jan. 2024

Furthermore, additional amendments were adopted, which – such as the exemption for EU taximeters and odometers – will come into force on 1 January 2024. 2024.

  • In the future, the transaction shall contain both the serial number of the electronic recording system and the serial number of the security module: § 2 sentence 2 item 8: The serial number of the electronic recording system or and the serial number of the security module.
  • • This is also reflected in the information on the receipt: §6 sentence 2 number 6: the serial number of the electronic recording system or as well as the serial number of the security module and (new addition): §6 sentence 2 number 7: the verification value within the meaning of §2 sentence 2 number 7 and the consecutive signature counter determined by the security module.

Digital receipts with RetailForce

You can achieve even greater savings than the changes to the KassenSichV passed by the Bundesrat (Federal Council) if you dispense with paper receipts altogether! We will be happy to advise you on digital receipt issuing via the RetailForce system [Contact us!].

Resources

Link to the 1006. plenary session of the Bundesrat: https://www.bundesrat.de/SharedDocs/termine/DE/plenum/2021/2021-06-25.html?nn=4352766

Cloud Archivierung powered by RetailForce

Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung

Stellt man die Frage, wie steuerrechtlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind, verweist die Abgabenordnung (AO) im §147 auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dieses Regelwerk aus teilweise niedergeschriebenen und ungeschriebenen Konventionen entwickelte sich aus der Rechtsprechung, Empfehlungen von Verbänden der Wirtschaftstreibenden aber auch aus der wirtschaftlichen Praxis heraus.

Neben dem wohl wichtigsten Rechtskonstrukt, dem Handelsgesetzbuch (HGB), werden die steuerrechtlichen Belange einer ordnungsgemäßen Buchführung durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD“) konkretisiert und im Detail ausgelegt. Dieses, vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichtes Schreiben, wurde zuletzt am 28. November 2019 aktualisiert und gilt seit dem 1. Januar 2020.

Für einen reibungslosen Ablauf einer Prüfung durch das Finanzamt, wie etwa eine Kassennachschau, sollten die digitalen Aufzeichnungen des Unternehmens jedenfalls der GoBD entspreichen.

Was bedeutet die GoBD für das Unternehmen?

Die Grundsätze, auf welche sich die GoBD stützt, sind dem Handelsgesetzbuch entnommen. Konkret handelt es sich um:
Grundsatz der:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Diese Grundsätze müssen für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachweislich erfüllt werden. Vieles kann sich allerdings in 10 Jahren ändern, da ist ein notwendiges, größeres Update des Kassensystems, weil das Softwarehaus – längst überfällig – auf eine aktuelle Technologie umgestellt hat, noch die geringste Änderung. Um im Falle einer Prüfung die Aufzeichnungen überhaupt bereitstellen zu können, müsste ggf. ein Altsystem weiter betrieben werden, sofern keine vollständige Datenübernahme aus den alten Kassen gemacht wurde. Hat man dann doch alle Hürden genommen, so stellt sich letztlich die Fragen, ob das System an sich dem Grundsatz der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen entspricht.

Stichwort Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit, oder revisionssichere Archivierung wird heutzutage häufig allgemein für (ver)fälschungssichere Langzeitarchivierung von digitalen Inhalten verwendet. Neben der technischen Lösung, um Daten unveränderbar zu speichern, umfasst Revisionssicherheit auch die organisatorischen Mechanismen, welche dazu dienen, einen sicheren Betrieb der Lösung zu gewährleisten.

Um als revisionssicher zu gelten und somit die Anforderungen des HGB und der GoBD zu erfüllen, müssen Archive jedenfalls gewährleisten, dass die an das Archiv übertragenen Daten vollständig sowie, unveränderbar und fälschungssicher gespeichert werden.

Das RetailForce Cloud-Archiv

Im Retailforce Cloud-Archiv werden die wertvollen Daten des Unternehmens nicht nur unveränderbar abgelegt. Vielmehr geht es bei der Entscheidung, die Retailforce mit dem Datenmanagement zu betrauen, um Risikomanagement: Retailforce ist dafür verantwortlich, dass die Datenintegrität auch gewahrt wir, die Daten also zur rechten Zeit, vollständig zur Verfügung stehen, sollte ein Prüfer unangekündigt die Räumlichkeiten betreten.

Ein Stück Software übermittelt dazu die Belegdaten aus der Kasse, unmittelbar nach ihrer Entstehung, an das RetailForce Cloud-System, zur revisionssicheren Langzeitarchivierung in einem unveränderbaren Speicherbereich. Die georedundante Speicherung der Daten schützt zusätzlich effektiv gegen den Untergang.

Die Verwendung des RetailForce Cloud-Archives ist ein wesentlicher Beitrag zur Compliance und eine effiziente Schutzmaßnahme gegen das beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschen von Daten.
Neben der revisionssicheren Cloudarchivierung der digitalen Grundaufzeichnung, bietet RetailForce auch die Fiskalisierung von Kassen- und anderen elektronischen Aufzeichnungsystemen, an. Dies bedeutet volle Compliance mit gesetzlichen Fiskal-Vorschriften – bald für 21 Länder!
Im nächsten Beitrag geht es darum, welchen weiteren Mehrwert aus dem Retailforce Cloud-Archiv noch generiert werden kann.