Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung
Stellt man die Frage, wie steuerrechtlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind, verweist die Abgabenordnung (AO) im §147 auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dieses Regelwerk aus teilweise niedergeschriebenen und ungeschriebenen Konventionen entwickelte sich aus der Rechtsprechung, Empfehlungen von Verbänden der Wirtschaftstreibenden aber auch aus der wirtschaftlichen Praxis heraus.
Neben dem wohl wichtigsten Rechtskonstrukt, dem Handelsgesetzbuch (HGB), werden die steuerrechtlichen Belange einer ordnungsgemäßen Buchführung durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD“) konkretisiert und im Detail ausgelegt. Dieses, vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichtes Schreiben, wurde zuletzt am 28. November 2019 aktualisiert und gilt seit dem 1. Januar 2020.
Für einen reibungslosen Ablauf einer Prüfung durch das Finanzamt, wie etwa eine Kassennachschau, sollten die digitalen Aufzeichnungen des Unternehmens jedenfalls der GoBD entspreichen.
Was bedeutet die GoBD für das Unternehmen?
Die Grundsätze, auf welche sich die GoBD stützt, sind dem Handelsgesetzbuch entnommen. Konkret handelt es sich um:
Grundsatz der:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Diese Grundsätze müssen für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachweislich erfüllt werden. Vieles kann sich allerdings in 10 Jahren ändern, da ist ein notwendiges, größeres Update des Kassensystems, weil das Softwarehaus – längst überfällig – auf eine aktuelle Technologie umgestellt hat, noch die geringste Änderung. Um im Falle einer Prüfung die Aufzeichnungen überhaupt bereitstellen zu können, müsste ggf. ein Altsystem weiter betrieben werden, sofern keine vollständige Datenübernahme aus den alten Kassen gemacht wurde. Hat man dann doch alle Hürden genommen, so stellt sich letztlich die Fragen, ob das System an sich dem Grundsatz der Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen entspricht.
Stichwort Revisionssicherheit
Der Begriff Revisionssicherheit, oder revisionssichere Archivierung wird heutzutage häufig allgemein für (ver)fälschungssichere Langzeitarchivierung von digitalen Inhalten verwendet. Neben der technischen Lösung, um Daten unveränderbar zu speichern, umfasst Revisionssicherheit auch die organisatorischen Mechanismen, welche dazu dienen, einen sicheren Betrieb der Lösung zu gewährleisten.
Um als revisionssicher zu gelten und somit die Anforderungen des HGB und der GoBD zu erfüllen, müssen Archive jedenfalls gewährleisten, dass die an das Archiv übertragenen Daten vollständig sowie, unveränderbar und fälschungssicher gespeichert werden.
Das RetailForce Cloud-Archiv
Im Retailforce Cloud-Archiv werden die wertvollen Daten des Unternehmens nicht nur unveränderbar abgelegt. Vielmehr geht es bei der Entscheidung, die Retailforce mit dem Datenmanagement zu betrauen, um Risikomanagement: Retailforce ist dafür verantwortlich, dass die Datenintegrität auch gewahrt wir, die Daten also zur rechten Zeit, vollständig zur Verfügung stehen, sollte ein Prüfer unangekündigt die Räumlichkeiten betreten.
Ein Stück Software übermittelt dazu die Belegdaten aus der Kasse, unmittelbar nach ihrer Entstehung, an das RetailForce Cloud-System, zur revisionssicheren Langzeitarchivierung in einem unveränderbaren Speicherbereich. Die georedundante Speicherung der Daten schützt zusätzlich effektiv gegen den Untergang.
Die Verwendung des RetailForce Cloud-Archives ist ein wesentlicher Beitrag zur Compliance und eine effiziente Schutzmaßnahme gegen das beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschen von Daten.
Neben der revisionssicheren Cloudarchivierung der digitalen Grundaufzeichnung, bietet RetailForce auch die Fiskalisierung von Kassen- und anderen elektronischen Aufzeichnungsystemen, an. Dies bedeutet volle Compliance mit gesetzlichen Fiskal-Vorschriften – bald für 21 Länder!
Im nächsten Beitrag geht es darum, welchen weiteren Mehrwert aus dem Retailforce Cloud-Archiv noch generiert werden kann.
